Když jsem poprvé slyšel o Caflou, byl jsem trochu skeptický. Další produkt na přeplněném trhu s aplikacemi? Ale protože na něj poměrně často narážím u klientů nebo kolegů, rozhodl jsem se ho otestovat a zjistit, jestli stojí za to – a jestli opravdu dokáže sjednotit funkce pro řízení podnikání do jednoho rozhraní, jak o sobě tvrdí.

První dojem

První setkání s Caflou bylo příjemné. Registrace proběhla rychle a bezbolestně, což ocení každý, kdo má na práci víc než zbytečné klikání a vyplňování kolonek. Jen zadáte přihlašovací e-mail a heslo, pojmenujete účet (např. vaše jméno, název firmy), na základě kterého vznikne vaše unikátní URL a hned jste v aplikaci.

Uživatelské rozhraní mě mile překvapilo. Design působí čistě, moderně a co je nejdůležitější – je intuitivní. Nebylo třeba dlouho hledat, kde co je. I když má Caflou svou logiku, nevnucuje vám, jak máte pracovat; místo toho se vám dost přizpůsobí. Například:

• Defaultní strukturu Firmy a Projekty si klidně můžete přejmenovat na Klienty, Zakázky nebo cokoli jiného a změna se projeví napříč systémem.
• Funkce, které (zatím) nechcete používat, v rámci personalizace skryjete, aby vám nepřekážely.
• Přehledy a dashboardy si pomocí filtrů nastavíte tak, abyste viděli, co potřebujete.

Hned po registraci vám aplikace rovnou nabídne návody pro různé oblasti, které Caflou pokrývá (rozebereme dál) – nemusíte dlouho hledat v nápovědě. V aplikaci taky máte hned možnost chatovat s podporou, takže žádné otravné telefonování nebo sepisování e-mailů. Nabízí i možnost videokonzultací a webináře zdarma, což hlavně v začátcích přijde vhod.

Stěžejní funkce Caflou

Caflou se prezentuje jako all-in-one řešení pro řízení podnikání, a tak jsem byl zvědavý, jak si v jednotlivých oblastech povede.

Hlavní funkce jsem si vzal pod lupu a tady je přehled, co všechno umožňují:

Projektový management

• Řízení a správa projektů: V Caflou spravujete projekty, přidáváte úkoly a podúkoly pro hladkou spolupráci v týmu a kontrolu nad tím, na čem má kdo kdy pracovat.
• Kanban, WBS a Ganttův diagram: Úkoly a jejich stav nebo průběh v čase si můžete vizualizovat, díky tomu získáte lepší přehled.
• Rozpočty projektů: U projektů vidíte, kolik času se na nich odpracovalo, máte možnost je ohraničit rozpočtem a sledovat finanční náklady i příjmy projektu. S tímhle se v projektových nástrojích moc často nesetkávám.

Měření času a fakturace

• Integrovaný časovač: Měření odpracovaných hodin přímo z aplikace šetří čas. Nad úkolem přímo zapnete stopky a nepřepínáte mezi různými aplikacemi.
• Automatizovaná fakturace: Na základě změřeného času a výkazů práce v Caflou vystavíte fakturu včetně vašeho loga, QR kódu pro platbu a dalších věcí, na které jste zvyklí z nástrojů pro fakturaci (akorát tady je máte na jednom místě a v ceně). Můžete automaticky tvořit i opakované faktury nebo využít párování plateb s bankou.

Funkce Caflou pro projekty, sledování času a fakturaci

CRM a komunikace

• Správa kontaktů: Vytvoříte si databázi kontaktů i klientů (firem) s možností sledovat jejich bonitu a platební morálku.
• E-mailová integrace: K aplikaci můžete plnohodnotně připojit e-mailové schránky a komunikovat s klienty a týmem přímo skrze Caflou, což e-maily centralizuje a snižuje riziko, že vám někde něco uteče. E-maily lze řadit k úkolům nebo projektům.
• Generování dokumentů: Vytvoříte si šablony smluv, objednávek, nabídek, dodacích listů a jiných dokumentů, jejich obsah můžete automaticky generovat a poslat druhé straně ke schválení/podpisu (nebo digitálně podepsat na místě, např. u klienta).

Finanční management

• Přehledy a reporty: Díky pokročilým nástrojům pro reportování sledujete výdaje, příjmy, cash flow a další metriky, což vám dává obrázek o tom, jak si finančně vedete. Jasně, tyto věci se dají řešit v nástrojích typu Tabidoo, ale tady je opět máte pohromadě s ostatní agendou a vyhnete se ručním importům/exportům nebo složitým nastavením, což je ideál pro netechnické typy lidí.
• Ceník (sklad): Firmy prodávající fyzické produkty ocení sklad. My, co pracujeme hlavou a poskytujeme služby, ho použijeme jako ceník. Vedle fakturace na základě odpracovaného času si totiž můžete standardizované služby (balíčky, paušály, jednotlivé úkony se stejnou cenou) uložit do „skladu“ a pak je využít při vytváření faktur, nabídek atd., takže nemusíte někam pořád dokola psát stejné informace.

Funkce Caflou pro řízení ekonomiky firmy

Moje hodnocení

Caflou je systém v lehkém a snadno použitelném kabátě, který toho hodně umí. Dokáže nahradit nástroje typu Trello, Asana, Toggl, iDoklad atd. a ještě k nim přidává něco navíc (naštěstí ne můj nástroj FOFRindex 😃). Líbí se mi jeho důraz na ekonomiku, kterým vyniká mezi podobnými appkami.

Když kombinujete více různých aplikací, každá většinou stojí pár korun. Ale když si to sečtete, nejspíš zjistíte, že dohromady platíte víc, než se mohlo zdát. Můžete si sice vybrat pro každou oblast tu nejlepší, ale komunikace na více místech může vést k přehlcení a správa přístupů pak taky není žádná sláva. Caflou toto eliminuje.

Ukázka kanbanu a podpisu smlouvy (převzato z webu Caflou)

Nejspíš chvíli potrvá, než se funkcemi prokoušete. Pokud jste freelancer nebo člen menšího týmu, začněte základem (typicky řízení projektů) a postupně zkoušejte další.

Větším firmám může zabrat čas, než se zorientují v nastavení uživatelských práv a přístupů a najdou optimální způsob, jak s nimi pracovat – možností je hodně. Zkuste se poradit s podporou. A pokud do systému chcete zvát i klienty, může se to prodražit, protože potřebují svůj placený přístup (Caflou neumožňuje hosty). Nicméně prý ještě do prázdnin (2024) plánují zavést neomezený plán, tak se nechme překvapit.

Aplikace je na trhu už nějaký ten pátek, takže nejde o nějaký trendy produkt šitý horkou jehlou. Caflou vytvořil podnikatel a marketér Petr Macek v roce 2016, protože mu takový nástroj na trhu chyběl a chtěl lépe řídit svoji firmu. Nakonec si našlo tisíce zákazníků v ČR i v zahraničí.

Pro koho Caflou je a pro koho spíš ne?

Pokud hledáte přehledný, český a cenově dostupný nástroj, který kombinuje projektové řízení se správou financí a CRM, bude Caflou fajn volba. Nejvíce ho podle mě ocení malé a střední firmy (SMEs) a týmy pracující na dálku.

Kdo pracuje ve velkém týmu nebo korporátu (např. 100+ lidí), řeší hodně složité projekty nebo potřebuje pokročilé funkce pro určité odvětví (např. výroba, logistika), možná by se měl podívat po jiném řešení.

Účet v Caflou do 5 členů týmu se základními funkcemi je zdarma – vyzkoušejte ho a sami uvidíte, jak vám sedne.

Mohlo by vás zajímat (FAQ)

1. Kolik stojí Caflou?

Caflou nabízí několik cenových plánů, které se liší podle rozsahu funkcí a počtu uživatelů. Základní (osekaná) verze zdarma vystačí jednotlivcům nebo malým týmům do 5 lidí. Pro vyzkoušení je ok, ale abyste využili potenciál Caflou naplno, doporučil bych spíš placené tarify s pokročilejšími funkcemi. Při vyšším počtu uživatelů se cena na jednoho snižuje – díky tomu můžete náklady na službu rozumně škálovat.

2. Je Caflou v češtině?

Ano, Caflou je český produkt plně lokalizovaný do češtiny od uživatelského rozhraní po zákaznickou podporu.

3. Můžu Caflou integrovat s ostatními nástroji, které používám?

Ano, Caflou nabízí spoustu integrací, např. s nástroji jako jsou Google kalendář, Gmail, Outlook, účetní software (např. Pohoda, Money S3, Abra Flexi) a další.

4. Jaké jsou možnosti přizpůsobení v Caflou?

Caflou umožňuje personalizaci včetně nastavení workflow, automatizací, přehledů a práv pro různé uživatele. Pokud přímo z něj sdílíte faktury, dokumenty nebo posíláte zprávy apod., můžete je posílat ze své vlastní domény místo generické caflou.cz.

5. Jak je Caflou zabezpečené?

Caflou klade důraz na bezpečnost uživatelských dat. Nabízí šifrování dat, pravidelné zálohování a je v souladu s GDPR. Kromě toho umožňuje nastavení dvoufázového ověření, což přidává další vrstvu zabezpečení uživatelských účtů. U dražších plánů lze omezit přístup třeba IP adresou.

Kdyby se vám povedlo něco omylem smazat, 30 dní to počká v koši a do 14 dní jsou schopni data obnovit ze záloh.