ERP systémy – některými vyzdvihovaný a nepostradatelný digitální „procesní mozek“ moderní společnosti, jinými zatracovaná hračka pro manažery, která jenom zbytečně zdržuje od skutečné práce. Pravdu mohou mít oba mluvčí – velmi záleží na tom, jaký ERP systém zvolíte, jak bude implementovaný a v neposlední řadě i jak bude provozovaný a servisovaný. My se dnes zaměříme především na to, jakými kritérii byste se měli při výběru podnikového informačního systému řídit.
V prvé řadě si pojďme nejdříve ujasnit, co je ERP systém. Jedná se o podnikový informační systém – definice je možná poněkud vágní, takže si přibližme samotnou zkratku ERP, pod kterou se skrývá anglické Enterprise Resource Planning. Česky vyjadřuje řízení podnikových zdrojů (nicméně česká analogická zkratka ŘPZ se skutečně neujala). Co si pod tím představit? Představte si databázi. Ne cosi jako excelovou tabulku, ani accessovou databázi. Představte si skutečně obří relační databázi, kde je v ideálním případě uloženo a provázáno vše, co se u vás ve firmě nějakým způsobem procesuje.
Jak ERP systém funguje a proč ho musíte mít
Dobře, databáze. A co s ní? To je právě ono. Data vás sama o sobě nespasí, vtip je v jejich důsledné provázanosti. K onomu efektivnímu provázání dat do formy digitálních procesů slouží utility a moduly ERP systému. Stejně jako můžete vaši firmu rozdělit na jednotlivá oddělení a úseky, můžete obdobným způsobem rozdělit funkční bloky informačního podnikového systému; třeba takto:
- Výroba
- Sklad a logistika
- Finance a procurement
- Účetnictví a controlling
- Sales a marketing
- Topmanagement a HR
- Další specializované moduly
Sami nejspíš víte, že i při nejlepší snaze není interní komunikace napříč firmou vždy efektivní, a to zejména mezi jednotlivými odděleními. Často dochází k výpadkům, nebo naopak zbytečnému dublování nějaké agendy. Klasika.
A tady ERP systém „přikládá ruku ke společnému dílu“ tím, že shromažďuje a agreguje vstupy (a výstupy) z různých firemních divizí (jako je účetnictví, výroba, marketing, prodej, lidské zdroje) a všechna data ukládá centrálně ve své databázi (odpadají tedy výše zmíněné nešvary).
Tím podnikové informační systémy efektivně podporují spolupráci napříč různými odděleními firmy. Jakákoliv změna nebo položka (která se týká více oddělení společnosti) zpracovaná jedním modulem ERP systému se v reálném čase zobrazí v dalších modulech všem relevantním uživatelům. Máte tedy jistotu, že pracujete vždy s aktuálními informacemi (daty).
® Tip: podívejte se, jaké jsou další výhody a funkcionality ERP systému.
Klíčové výhody ERP systémů
Možná jsme vás pořád nepřesvědčili, proč byste měli ERP systém implementovat. Přeci jen výše uvedené funkce se dají „nějak na koleně splácat“ i pomocí cloudových služeb, běžného programového vybavení společnosti a několika chytrých hlav. Ano, ale… těch „ale“ je zde rovnou několik:
- Komplexita – „nějak splácat“ můžete ledasco a ono to potom „nějak funguje“. Spíš ale moc ne. Protože se přehlédlo tohle a tamto a pak se reorganizovalo a pak se zapomněly příslušné změny zanést… a ve výsledku jste na začátku, jen s promrhaným časem a prostředky.
- Velikost společnost – výše uvedený bod se projeví zejména s ohledem na velikost a růst firmy. Pokud je vás „pět a půl“, nejspíš tento text ani nečtete. Pokud ale rostete a excelovské tabulky či powerautomatové skripty vám přestávají k efektivnímu provozu a řízení podniku stačit, je čas, abyste už konečně přešli právě na ERP systém.
Bude to drahé, ale věřte, že když se implementace podaří, tak se vám vynaložené prostředky vrátí. ERP systém je z principu orientovaný na snižování režijních a dalších nákladů. Zefektivněním a zautomatizováním podnikových procesů snižuje podnikový informační systém množství prostředků vynaloženého na tyto procesy, což vám pomůže zefektivnit operace a snížit celkové náklady.
A pak je tady ještě ona zmiňovaná „oblíbená hračka“ vedení – grafy a tabulky, resp. datová analýza. ERP systém pomůže analyzovat shromážděná data mnoha oddělení. Tato data použijete k vytváření strategií, které jsou pro vás nejrelevantnější a dál tak zefektivníte řízení společnosti. Business Intelligence systémy navíc umožní získávat relevantní informace přehledně, srozumitelně a přitažlivě prezentované.
® Tip: přečtěte si o dalších klíčových funkcích ERP systémů.
Jak na správnou implementaci podnikového informačního systému
Tak dobrá, možná jsme vás konečně přesvědčili, že ERP systém je pro vás řešením; nebo bude, až k němu jako společnost dorostete a bude vám dávat ekonomický smysl. Jaký systém ale zvolit, jakými kritérii se při výběru informačního systému řídit?
Téměř by se chtělo říct „každá rada drahá“. Výběr, implementace a optimalizace ERP systému představuje náročný, zdlouhavý a nákladný proces, o kterém by se daly popsat celé stohy textu. Tedy alespoň několik tipů:
Přínosy implementace ERP systému
ERP byste neměli ve firmě zavádět jen proto, abyste si mohli odškrtnout ze seznamu úkolů položku „implementace informačního podnikového systému“. Ujasněte si, proč ERP chcete, myslete na výhody, které získáte. A vezměte v potaz, že tyto výhody se projeví až časem (rok je rozumná doba) a pouze za předpokladu, že nejprve důkladně zmapujete všechny relevantní firemní procesy, vyberete ten optimální ERP systém, správně jej zavedete a důkladně proškolíte své zaměstnance.
Kritéria a postup výběru
Přípravný tým, který bude implementaci zajišťovat z vaší strany (jakožto odběratele), by si měl položit (pro začátek) následující otázky:
- Chcete samostatný ERP systém, nebo má být součástí většího informačního systému?
- Upřednostňujete řešení na vlastní infrastruktuře („on premise“), nebo raději zvolíte cloudové řešení? S cloudem máte prakticky záruku vyššího kybernetického zabezpečení, a navíc vám odpadají vysoké počáteční investice i nákladnější údržba.
- Preferujete spíše lokálního, nebo raději globálního dodavatele? Globální dodavatelé působí na trhu delší dobu. U lokálních dodavatelů vám odpadají problémy s jazykovou bariérou, navíc jsou levnější, flexibilnější, jednodušeji se doberete relevantních referencí a snáze se dohodnete na implementaci na míru podle vašich potřeb.
Oslovte potenciální dodavatele s poptávkou, popř. vystavte poptávku na svém webu. Užší výběr proveďte mj. dle vyhodnocení jednotlivých ERP systémů na základě výše zmíněných referencí a počtu instalací systému daným dodavatelem, znalostí a zkušeností. Tím zúžíte počet akceptovatelných systémů. V tomto okamžiku je důležitým kritériem výsledná cena implementace, která se zpravidla odvíjí od mnoha faktorů. Mezi ty nejzásadnější patří počet aktivních uživatelů a funkce. Proto si ještě v předchozí fázi výběru jednoznačně ujasněte, jaké funkce od ERP systému skutečně vyžadujete a kolik zaměstnanců jej bude reálně používat.
A poslední rada či tip na závěr: buďte trpěliví. Výběr ERP a zavádění ERP systému není sprint, ale maraton a jeho používání není rande, ale partnerský vztah na celý život.
