Rozhodl jsem se sepsat tento článek, ve kterém bych vám rád sepsal informace o tom, co je to virtuální sídlo, k čemu je vhodné, jestli je legální a jaké má výhody a nevýhody.
Co je to virtuální sídlo?
Možná už jste se s pojmem “virtuální sídlo” již setkali, ale co to vlastně je? Jak se liší virtuální sídlo od toho “normálního”?
Virtuální sídlo je služba, která společnostem a podnikatelům umožňuje používat adresu pro zápis do obchodního rejstříku, nebo do živnostenského rejstříku a pro oficiální komunikaci s úřady, aniž by firma na této adrese skutečně fyzicky působila. Tato služba je oblíbená zejména u podnikatelů, startupů a malých firem, které chtějí snížit náklady na provoz nebo pracují distančně. Virtuální sídlo je v poslední době velmi populární i pro lidi, kteří podnikají na cestách a nebo různě po světě.
Je virtuální sídlo i pro osvč?
Jako OSVČ musíte mít v Živnostenském rejstříku zapsanou nějakou konkrétní adresu. Zpravidla to bývá adresa bydliště, provozovny a nebo kanceláře. Pokud to na těchto adresách není možné – můžete využít virtuální sídlo. U OSVČ se můžete setkat i s pojmy místo podnikání a nebo sídlo podnikání, oba tyto výrazy znamenají totéž.
Podle živnostenského zákona je tato adresa povinností.
Podle ustanovení § 46 odst. 1 písm. f) živnostenského zákona fyzická osoba je povinna připojit k ohlášení živnosti (k žádosti o koncesi) doklad prokazující právní důvod pro užívání prostor, do nichž umístila své sídlo, liší-li se od jejího bydliště, tj. ve smyslu § 5 odst. 2 živnostenského zákona
Jak je to se sídlem pro akciové společnosti a s.r.o.?
V České republice platí pro sídlo akciové společnosti (a.s.) i společnosti s ručením omezeným (s.r.o.) podobná pravidla, jako pro OSVČ. Obě formy podnikání musí splňovat požadavky zákona o obchodních korporacích (ZOK).
Při zřízení virtuálního sídla mějte na paměti možnost přebírání korespondence a potvrzení právního užívání sídla (smlouvu). Na základě smlouvy vám bude vydaný souhlas s umístěním sídla, který je potřeba na zápis do Obchodního rejstříku a nebo při změně adresy sídla. Právní užívání sídla je nutné mít platné po celou dobu využívání této adresy.
Proč si OSVČ a společnosti zřizují virtuální sídlo?
Podnikatelé si často pořizují virtuální sídlo kvůli úspoře nákladů, jelikož je finančně výhodnější než provozování fyzické kanceláře. To je zvláště výhodné pro profese, které skutečnou kancelář ke své činnosti nepotřebují, například finanční a daňové poradce, IT vývojáře nebo stavební firmy.
Virtuální sídla využívají také ti, kterým z nějakého důvodu nebylo umožněno zaregistrovat sídlo na adrese jejich provozovny. Dalšími důvody mohou být snaha získat prestižnější adresu, vyhnout se uvedení sídla firmy na vlastní bydliště nebo spadat pod méně vytížený finanční úřad. V jednotlivých městech České republiky se totiž četnost finančních kontrol může lišit až dvacetinásobně v závislosti na vytíženosti úřadů.
Je virtuální sídlo legální?
Český zákon (zákon o obchodních korporacích) vyžaduje, aby sídlo společnosti umožňovalo doručování písemností a komunikaci s úřady. Virtuální sídlo je legální, pokud poskytovatel garantuje, že na adrese bude korespondence přebírána a předávána společnosti. Na tohle byste si měli dát pozor při výběru poskytovatele sídla. I když žijeme v 21. století a máme datové schránky, tak často (i od úřadů)dochází na adresu sídla důležité dokumenty. Navíc v některých odvětvích (např. finanční služby, zdravotnictví) může být vyžadována fyzická adresa sídla. Je nutné ověřit oborové předpisy.
Jaké má výhody?
Virtuální sídlo přináší podnikatelům řadu výhod a je oblíbenou volbou zejména pro ty, kteří nepotřebují fyzickou kancelář. Vzhledem k tomu, že jsem v tomto oboru roky pracoval, tak se s tímto tématem setkávám často, a proto bych rád shrnul klíčové výhody virtuálního sídla.
Výrazná úspora nákladů ✅
- Pronájem klasické kanceláře může být finančně náročná a to především v lukrativních lokalitách (například Praha 1). Virtuální sídlo umožňuje firmám snížit fixní náklady na minimum.
- To ocení hlavně podnikatelé, kteří nepotřebují ke své činnosti fyzický prostor (IT specialisté, daňoví poradci, konzultanti, freelanceri atd.).
Jednodušší administrativní proces ✅
- Zajištění souhlasu vlastníka nemovitosti může být u běžného sídla problematické. U virtuálního sídla tuto povinnost přebírá jeho poskytovatel, což šetří čas i starosti. Ve většině případů můžete získat souhlas během několika málo hodin.
Prestižní adresa a lepší image ✅
- Prestižní lokalita v Praze nebo jiném významném městě může působit na klienty důvěryhodněji než sídlo firmy na domácí adrese. Proto je nejvíce poskytovatelů virtuálních sídel v Praze.
- Některé firmy si vybírají sídlo i strategicky – například podle daňové správy, pod kterou spadají.
Ochrana soukromí ✅
- Virtuální sídlo eliminuje potřebu mít sídlo firmy na své domácí adrese, což je důležité pro podnikatele, kteří nechtějí, aby byla jejich adresa veřejně dostupná v obchodním rejstříku.
Možnost využití doplňkových služeb ✅
- Mnoho poskytovatelů nabízí kromě adresy i další služby – přebírání pošty, telefonický asistent, pronájem zasedacích místností nebo administrativní podporu.
Jaké má nevýhody?
Abych virtuální sídlo jen nevychvaloval, tak vám sepíšu i několik nevýhod, které má. Virtuální sídlo není pro každého ideálním řešením a může přinášet i určitá omezení a rizika. Níže uvádím klíčové nevýhody, které by měl každý podnikatel před zřízením virtuálního sídla zvážit.
1️⃣ Opatrnější přístup úřadů a bank
🔴 Možnost zvýšeného dohledu ze strany Finančního úřadu
- Finanční úřady se mohou zaměřovat na firmy s virtuálním sídlem častěji, protože u nich může vzniknout podezření na účelové snižování daňové povinnosti nebo jiné podezřelé aktivity. Už dávno neplatí, že společnosti s virtuálním sídem “mají klid” od FÚ.
- Výběr lokality sídla je proto klíčový – některé finanční úřady provádějí kontroly výrazně častěji než jiné.
🔴 Problematické jednání s bankami
- Některé banky mohou být při zakládání firemního účtu obezřetnější vůči firmám s virtuálním sídlem, protože považují takové společnosti za potenciálně rizikovější.
- Při sjednávání úvěru nebo leasingu může být absence fyzické provozovny vnímána negativně.
2️⃣ Nedostatek fyzické přítomnosti
🔴 Chybějící pracovní zázemí
- Virtuální sídlo nenabízí pracovní prostor pro každodenní činnost, což může být nevýhoda pro podnikatele, kteří se občas potřebují setkávat s klienty či partnery.
- Někteří poskytovatelé sice umožňují krátkodobý pronájem zasedacích místností, ale stále nejde o plnohodnotnou kancelář. Tyto služby jsou zpravidla zpoplatněné, ale mohou fyzickou kancelář z části nahradit. Hodí se to i pro jednání s úřady při případné kontrole.
🔴 Omezená dostupnost pro kontroly a inspekce
- Živnostenský úřad nebo Finanční správa může provádět kontrolu sídla firmy. Pokud na dané adrese není reálné zázemí, může to vést ke komplikacím.
- U některých typů podnikání (například regulovaných oborů) může být nutné doložit skutečné využívání prostor.
3️⃣ Povinnosti spojené s doručováním pošty
🔴 Riziko zmeškání důležité pošty
- Podnikatel má zákonnou povinnost zajistit, aby bylo možné na jeho sídlo doručovat úřední písemnosti. Vyhněte se tady společnostem, které neposkytují přebírání pošty. Předejdete tak případným problémům. Je to sice dražší, ale určitě se vyplatí do této služby investovat.
- Pokud není pošta pravidelně vyzvedávána nebo přeposílána, může dojít k situaci, kdy dojde k tzv. fikci doručení – úřad považuje zásilku za doručenou, i když si ji podnikatel fyzicky nepřevzal. To může vést k pokutám nebo jiným právním problémům.
🔴 Závislost na poskytovateli virtuálního sídla
- Kvalita služeb jednotlivých poskytovatelů se může lišit. Pokud poskytovatel není spolehlivý, může docházet ke ztrátě nebo opožděnému doručování pošty, což může mít vážné důsledky.
- Při výběru poskytovatele sídla je dobré ověřit jeho reputaci a zákaznické recenze.
4️⃣ Potenciální problémy s důvěryhodností
🔴 Nižší důvěryhodnost u obchodních partnerů
- Některé firmy a zákazníci mohou vnímat virtuální sídlo jako známku nižší důvěryhodnosti, zejména pokud jde o obory, kde je fyzická přítomnost klíčová (např. stavebnictví, poradenství, advokátní služby).
- Pokud klienti zjistí, že firma sídlí v budově s desítkami či stovkami jiných firem, může to vyvolat podezření ohledně její stability a serióznosti.
🔴 Problémy při registraci do některých obchodních platforem
- Některé mezinárodní e-commerce platformy nebo reklamní systémy mohou vyžadovat fyzickou adresu pro ověření podnikání. Virtuální sídlo nemusí vždy splnit jejich požadavky.
5️⃣ Možná právní rizika
🔴 Nutnost doložit skutečné sídlo podnikání
- V některých případech může být podnikatel vyzván k doložení reálného místa podnikání – například u živnostenského úřadu nebo banky při prověřování žádostí o financování.
- Pokud úřady vyhodnotí, že firma virtuální sídlo využívá pouze formálně bez skutečné ekonomické aktivity, mohou vzniknout komplikace.
🔴 Omezená možnost využití pro některé typy podnikání
- Pro některé činnosti, například pro provozování řemeslných živností nebo regulovaných oborů, není virtuální sídlo vhodné. U těchto podnikání může být vyžadováno doložení skutečné provozovny.
Kde zařídit virtuální sídlo?
Mám pro vás pár tipů na společnosti, které poskytují virtuální sídlo a jsou dle mého názoru špičkou v tomto oboru, co se týče služeb, doprovodných služeb, spolehlivosti a samozřejmě ceny, které v tomto případě hraje také velkou roli.
| Poskytovatel | Adresy | Cena od | Odkaz |
| MojeSidlo.cz | Praha 1, Praha 6, Praha 8 | Od 49 Kč měs. | Přejít na web |
| SidlofirmyPraha5.cz | Téměř celá Praha | Od 89 Kč měs. | Přejít na web |
| Newwaveservice.cz | Ostrava | Od 390 Kč měs. | Přejít na web |
Nejlevnější sídlo
Pro ty, kteří chtějí ušetřit při zřízení virtuálního sídla jsem domluvil slevové kupóny, díky kterým získáte slevu na objednávku.
| Poskytovatel | Cena od | Odkaz |
| Offirent.cz | Sleva 10 % s kódem „WLADASS10“ | Přejít na web |
| MojeSidlo.cz | + 6 měsíců navíc zdarma s kódem „mojesidlo-wp1“ | Přejít na web |
Jaké doprovodné služby můžete u virtuálního sídla využít?
Virtuální sídla nejsou jen o poskytnutí adresy. Spousta společností nabízí i doprovodné služby. Které to jsou?
Přebírání a zpracování pošty
Tohle by měl být naprostý základ, pokud vybíráte nové sídlo. Přebírání korespondence a jejího zpracování je stále důležitá služba, kterou byste měli vzít v úvahu. Některé společnosti nabízejí skenování pošty a nebo její přeposílání na vámi určenou adresu. Při výběru sídla, mějte tohle na paměti.
Virtuální asistentka
Využití služeb virtuální asistentky jako doplňkové služby k virtuálnímu sídlu přináší řadu výhod, zejména pro podnikatele a malé firmy, které chtějí ušetřit čas a zefektivnit své podnikání. Virtuální asistentka může vyřizovat administrativní úkoly, spravovat e-maily, telefonní hovory nebo plánovat schůzky, což podnikatelům umožní soustředit se na růst svého byznysu. Navíc poskytuje profesionální zákaznickou podporu a pomáhá udržovat důvěryhodný obraz společnosti. V kombinaci s virtuálním sídlem tak získáte nejen prestižní adresu, ale i efektivní pomoc při každodenních úkolech.
Pronájem zasedací místnosti
Když máte virtuální sídlo, může se hodit i možnost pronájmu zasedací místnosti. Ne vždy je ideální řešit pracovní schůzky v kavárně nebo přes videohovor – někdy je osobní setkání prostě lepší. Pronájem zasedací místnosti vám dá profesionální prostor, kde můžete jednat s klienty, partnery nebo úřady, aniž byste museli mít vlastní kancelář.
Účetnictví
Pokud využíváte virtuální sídlo, účetnictví je jedna z věcí, kterou je fajn mít vyřešenou bez starostí. Papírování, faktury, daně – to všechno může být otrava a hlavně časová zátěž. Pokud si k virtuálnímu sídlu přiberete i účetní služby, ušetříte si spoustu stresu a můžete se naplno věnovat svému podnikání. Navíc máte jistotu, že je všechno v pořádku podle zákona a že se na vás finančák nebude mračit.
Právní poradenství
Čas od času můžete potřebovat právníka. Ať už jde o smlouvy, obchodní podmínky nebo třeba rady ohledně podnikání, právní služby vám ušetří spoustu starostí. Nikdy nevíte, kdy budete potřebovat pomoct s nějakým právním zádrhelem, a je lepší mít jistotu, než něco řešit na poslední chvíli. Tyto služby někteří poskytovatelé virtuálních sídel také nabízejí.
Trvalý pobyt
Pokud máte virtuální sídlo, může být užitečné mít také trvalý pobyt na stejné adrese. To vám umožní mít stabilní místo pro oficiální dokumenty a doručení pošty, aniž byste museli řešit problémy s adresou nebo změnami. Mít trvalý pobyt v místě, kde máte své virtuální sídlo, zjednodušuje administrativu a můžete tak mít vše na jednom místě, což šetří čas a energii. Taky to může pomoci při jednáních s úřady nebo jinými institucemi. Není nutné mít trvalý pobyt v Brně a sídlo firmy v Praze. Můžete mít všechno na jednom místě.
Jaké plynou povinnosti podle zákona týkající se sídla společností?
- Podle § 31 odst. 2 živnostenského zákona musí podnikatel viditelně označit objekt, kde má své sídlo nebo místo podnikání, a to obchodní firmou, názvem nebo svým jménem a příjmením, včetně identifikačního čísla.
- Dále je podnikatel povinen na žádost živnostenského úřadu doložit vlastnické, užívací nebo jiné obdobné právo k nemovitosti či prostorám, kde má na území České republiky své podnikatelské sídlo nebo provozovnu.
- Podnikatel rovněž musí zajistit, aby v sídle společnosti bylo možné přebírat doručované písemnosti.
- V případě změny sídla společnosti je právnická osoba povinna tuto skutečnost oznámit finančnímu úřadu, zdravotním pojišťovnám a správě sociálního zabezpečení, a to do osmi dnů od provedení změny.
Jaká je nejlepší adresa pro sídlo firmy?
Pokud bych mohl doporučit nějakou konkrétní adresu sídla, tak tomuto bych se rád vyhnul. Nicméně mám pro vás pár tipů, které vám mohou napovědět, podle čeho si adresu sídla vybrat. Samozřejmostí je volba většího města. Ať už se jedná o Prahu, nebo Brno, tak je to vhodné. Co se týče dalšího, tak bych rád doporučil prověřit si danou adresu v rejstříku a vyvarovat se adresám, na kterých jsou stovky a nebo tisíce dalších společností. Takové adresy jsou už profláknuté a nebudí dobrý dojem, pokud vaše firma sídlí na adrese spolu s tisícovkou dalších firem.
Pokud byste měli dotaz k virtuálním sídlům, tak mě můžete kontaktovat a nebo napsat do komentářů 🙂
